Cách nén tệp PDF cho email 3 cách hiệu quả để lựa chọn

Thật vậy, việc gửi các tệp lớn qua email có thể rất phiền phức. Trên thực tế, nó có thể gây ra cho bạn một số vấn đề hoặc có thể không gửi được. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp email hạn chế các tệp đính kèm ở các kích thước tệp cụ thể, điều này dễ vượt quá đối với tệp PDF phức tạp. Điều này có thể đặc biệt đúng đối với các tệp PDF có nhiều hình ảnh hoặc tài liệu dài. Để giải quyết vấn đề này, hầu hết mọi người trong tình huống này đều sử dụng các dịch vụ chia sẻ tệp như Dropbox hoặc Google Drive. Tuy nhiên, họ gần như quên mất một mẹo hữu ích, đó là thông qua nén tệp. Nhiều công cụ trực tuyến miễn phí có thể thực hiện việc này và một số công cụ khá phổ biến. Nhưng cách nén PDF để gửi qua email hiệu quả? Đó là những gì bạn sắp học khi tiếp tục đọc toàn bộ nội dung bên dưới.

Phần 1. Kích thước PDF nào là tốt nhất cho Email

Đây là sự thật: không có con số kỳ diệu nào cho kích thước PDF lý tưởng cho email. Điều cần lưu ý là giới hạn tệp đính kèm của nền tảng email của bạn. Các dịch vụ phổ biến giới hạn tệp đính kèm khoảng 20MB, có thể dễ dàng đạt được một cách đáng ngạc nhiên, đặc biệt là với các tệp PDF chứa nhiều hình ảnh hoặc là các tài liệu rất dài. Do đó, nếu tệp PDF của bạn lớn hơn giới hạn 20MB đã nêu, email của bạn có thể sẽ không được gửi và bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Tuy nhiên, thay vì nhắm đến một kích thước cụ thể hoặc kích thước PDF tốt nhất cho email, tốt nhất là bạn nên chơi an toàn và giữ kích thước dưới 20MB. Bằng cách đó, bạn có thể tự tin rằng tệp sẽ được đính kèm và gửi thành công.

Phần 2. Một cú nhấp chuột để nén tệp PDF cho Email

Đây là một cách tuyệt vời và nhanh chóng để nén các tệp email. Hãy sẵn sàng để trải nghiệm công cụ miễn phí này có tên là Máy nén PDF miễn phí FVC, có thể thu nhỏ các tệp PDF nặng của bạn mà không làm hỏng chúng. Bây giờ, vì hầu hết các dịch vụ email chỉ cho phép tệp đính kèm có kích thước khoảng 20MB, nên các tệp PDF có hình ảnh hoặc nhiều văn bản có thể dễ dàng đạt đến giới hạn đó. Công cụ nén này có thể giúp tệp PDF của bạn nhỏ hơn nhiều, thậm chí dưới 100 kilobyte! Bạn không cần phải lo lắng về cách nó thu nhỏ các tệp PDF để gửi email một cách đáng kể vì nó vẫn duy trì chất lượng của các tệp. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể sẽ không nhận thấy sự khác biệt giữa phiên bản gốc và phiên bản đã thu nhỏ.

Hơn nữa, công cụ tuyệt vời này cực kỳ dễ sử dụng và bất kỳ ai có bất kỳ trình độ chuyên môn nào cũng có thể sử dụng. Tất cả những gì bạn phải làm là kéo và thả tệp PDF vào chương trình và nó sẽ tự động thu nhỏ tệp đó lại. Sau đó, chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể lưu tệp PDF nhỏ hơn vào máy tính của mình. Theo cách này, bạn có thể nhanh chóng nén PDF thành kích thước email trực tuyến thành kích thước hoàn hảo để gửi email hoặc tải lên mà không có bất kỳ hình mờ nào trên tài liệu cuối cùng. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, hãy xem hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Bước 1. Trên giao diện chính của nó, nhấp vào Thêm tệp PDF và chọn tệp PDF mà bạn cần nén.

Bước 2. Trong khi tệp PDF đang được tải lên, công cụ cũng hoạt động để nén tệp đó.

Bước 3. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tải xuống tệp PDF cái nút.

Phần 3. Nén tệp PDF để gửi qua email bằng các tính năng chỉnh sửa

Nếu bạn thích một công cụ đi kèm với các tính năng chỉnh sửa, thì Adobe Acrobat là thứ bạn cần cho nhiệm vụ này. Adobe Acrobat là một chương trình được biết đến với khả năng tạo, chỉnh sửa và quản lý các tệp PDF. Nó giống như một bộ công cụ mạnh mẽ được thiết kế riêng để làm việc với các tệp PDF. Một trong những tính năng tiện dụng của nó là nén PDF, bạn có thể sử dụng khi bạn có một tệp PDF cồng kềnh không vừa với email của mình do giới hạn kích thước. Phần mềm Adobe Acrobat, đi kèm với phiên bản trực tuyến và máy tính để bàn, có thể giúp bạn nén các tệp PDF lớn để gửi qua email mà không làm ảnh hưởng quá nhiều đến chất lượng. Vâng, nó thực hiện điều này theo một số cách, như giảm kích thước hình ảnh trong PDF hoặc loại bỏ các phông chữ không cần thiết. Tuy nhiên, khi biết Adobe và các bộ công cụ của nó, bạn không nên ngạc nhiên nếu thấy đường cong học tập của nó dốc. Do đó, đây là các bước giúp bạn dễ dàng thực hiện quy trình.

Bước 1. Khởi chạy Acrobat và mở tệp PDF mà bạn cần xử lý. Để thực hiện, hãy vào Tools-Optimize PDF-Open.

Bước 2. Khi bạn mở tệp PDF, hãy nhấp vào Giảm Kích Thước Tập Tin tùy chọn từ điều hướng mới được hiển thị. Sau đó, thiết lập hoặc sử dụng các tùy chọn chỉnh sửa được cung cấp để đạt được mức nén và tối ưu hóa mong muốn của bạn.

Bước 3. Sau đó, lưu tệp PDF đã nén.

Phần 4. Nén tệp PDF để gửi qua email bằng cách chuyển đổi

Bạn có muốn tìm hiểu một mẹo mới về cách nén PDF để gửi qua email không? Hãy chuyển đổi tập tin sang JPG. Thủ thuật chuyển đổi này có thể được thực hiện hoàn hảo bằng PowerPoint. PowerPoint là một chương trình mà bạn có thể sử dụng để tạo bài thuyết trình. Hãy tưởng tượng một trình chiếu có văn bản, hình ảnh và thậm chí có thể là video. PowerPoint cho phép bạn xây dựng các bài thuyết trình này bằng các slide riêng lẻ mà bạn nhấp vào để hiển thị cho khán giả của mình. Đây là một công cụ phổ biến cho giáo viên, học sinh, doanh nhân và bất kỳ ai muốn chia sẻ thông tin trực quan.

Bây giờ, việc chèn PDF vào bài thuyết trình PowerPoint của bạn có thể tiện lợi, nhưng có thể không phải là quá trình trực quan nhất. Nhưng một khi bạn đã làm được, việc tạo tệp JPG sẽ trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, đừng lo lắng! Chúng tôi có thể hướng dẫn bạn từng bước, bạn cần làm theo để có thể nhúng PDF của mình vào trong thời gian ngắn.

Bước 1. Khởi chạy PowerPoint trên PC của bạn và chọn trang chiếu phù hợp mà bạn có thể mở tệp PDF.

Bước 2. Bây giờ, điều hướng đến Chèn tab menu và tìm tùy chọn Object từ phần lựa chọn Text. Nhấp vào tùy chọn và một cửa sổ mới sẽ bật lên. Từ cửa sổ đó, hãy chuyển đổi tùy chọn Create from the File, nằm ở phía bên trái của giao diện đó. Sau đó, nhấp vào nút Browse, nút này sẽ cho phép bạn nhập tệp PDF vào slide.

Bước 3. Sau khi tệp PDF được tải lên, bạn có thể chuyển đổi tệp đó sang JPG. Để thực hiện, hãy nhấp chuột phải vào tệp PDF trên trang chiếu, chọn Lưu dưới dạng hình ảnhvà lưu dưới dạng JPEG.

Phần 5. Câu hỏi thường gặp về PDF và Nén

Phần kết luận

Bài viết này nói về cách nén file PDF để gửi email theo cách tốt nhất. Bây giờ bạn có thể đảm bảo cách gửi tệp PDF qua email mượt mà và tốt hơn miễn là bạn giảm kích thước tệp đúng cách để đạt được giới hạn tệp.